2010年9月29日水曜日

システムの標準化とは

ジョーンズ・デイ法律事務所様における、SharePoint Online活用サービスの事例を公開しました。
http://www.discoveries.co.jp/case/case_jd.html

あまり活用できていなかった、グループのSharePointサイトを再設計させていただいたのですが、当初は15名程度だった利用者もいまや150名近くまで増えて、しっかりと活用が進んでいます。
そのポイントは、言葉にすると当たり前のようですが、利用者のニーズに合っていればシステムは使われる、ということ。

この当たり前のことが、企業のITシステムの多くではできていません。
原因はいろいろあるでしょうが、その1つにはシステムの標準化という考え方があると思っています。

企業内のITシステム環境は標準化するべきである、というのは、出来ているかどうかは別にして、
IT担当者には常識として捉えられています。
多くのITベンダーも、自社の製品での統一、インフラ環境の標準化を提案してきます。
セキュリティ面、運用面では標準化したほうが良いのは明白ですが、
なんでもかんでも標準化すればよいというものではありません。

うちの会社は今後モノを書くときに、太字のマジックしか使ってはいけません、、と言われたら、不便この上ない。
太字のマジックでも字は書けますが、細いペンじゃないと書けない紙もあるし、赤ペンが欲しいときもある。
いろんなシチュエーション、環境、働き方に合わせた道具があるほうが、利用者にとっては圧倒的に便利です。

ただ、ITが情報システム部門の持ち物である限り、利用者に合わせてシステムを提供するというのはなかなか難しいでしょう。
予算の問題はあるし、運用管理を考えるとリスクが大きいと考えてしまうのは当然のことです。

実は今回の事例でも、この部分についてお客様と同じ方向を向いて進められたのが大きかったです。
先方はグローバル企業ですので、IT環境もグローバルスタンダードという考え方が根付いており、本社から提供される環境を使うというのが原則でした。
しかし、日本には日本の働き方がある、ということで、インフラ面はグローバル環境を使いながら、上物の情報系についてはクラウドサービスを利用し、ローカライズを図るというのが今回のチャレンジだったわけです。

もちろん、SharePointを入れたからと言ってすぐにローカライズされたサービスを提供できるわけではありませんので、
そこは今回実施したような利用者ニーズを把握したうえで設計することが重要ですが、
クラウドサービスによって利用者に合わせたIT環境を提供するハードルは、確実に下がっています。

これからのシステムの標準化は、全員が同じ道具を使おうということではなく、各自が自分に合った道具を選んで業務を行えるように、必要なものを必要な時に使える仕組みを全員に提供する、ということを意識していくべきではないかと思います。

2010年8月20日金曜日

インとアウト

自覚はずっとしてるんですが、すっかりブログ更新がご無沙汰です。
先日周りの人に「ネタ切れ?」と言われてしまったのですが、実は全然そんなことはないです。
むしろ、この数か月はいろいろな業種のお客様とのプロジェクトを経験したり、
社内のことでも色々と変化があって、自分の中への蓄積速度は良い感じで、
1年前よりは進んだ内容で書けるんじゃないかという気持ちもあります。

じゃあなんでブログ更新が減っているのかというと、
別の場で表現しているということと、
蓄積されたものがまだ肉になっていないのかもしれません。


別の場での表現というのは、
最近はプロジェクトごとに結構な数のアウトプットを求められるので、
都度情報収集して考えて表現する、ということを連続してやっているということです。
アウトプットには大小あるのですが、毎週のように考えて表現して説明、ということをやっていると、
蓄積したものを早いサイクルで消化している感じがします。

そのサイクルが回っている状態だと、ブログに改めて書こうという気にならないんですねー。

人によりけりなんでしょうが、私自身はいろいろと情報収集しても結構すぐ忘れてしまう性質なので、
表現することで初めてちゃんと消化できるということはあります。
なので、表現する機会が少ないときはブログでそれを補う。
このインとアウトのバランスは、成長するうえで結構重要なファクターではないかと思います。

たとえば、大量のTL見てると中にはいい情報もあるのですが、
ほとんどはスタッフロール的に流れて行って、5分後には忘れています。
でも、良いものを選別して、コメント書いてRTしたり、誰かに話したりすると結構覚えてるものです。
その意味では何千人もフォローしている人って、明らかにバランス悪い。
すごい数のTLから自分の中に蓄積されてるものなんて、ほとんど無いんじゃないでしょうか。

ただし、アウトプットをしても、忘れることもあれば何度も同じ間違いをすることはあります。
蓄積したものを人に説得力を持って語れるかというと、そこまで至らないものは多々あります。
それはまだ肉になっていないのかなと。

スポーツで日々の練習が大事なのと同じで、
インとアウトのサイクルをずっと続けることで、少しずつ肉になっていくと思いますし、
表現の幅が広がっていくでしょう。
そうするとまた、ブログというメディアの特性を活かした表現も増えるはず。

えらい長い、更新しない言い訳(笑

2010年7月6日火曜日

ITは情報システム担当者のものではない

ITツールはあくまで利用者のものであるべきだと思います。
ITツールは業務を効率よく、あるいはより質を高めるための道具にすぎないわけで、
使いにくい道具は自分が使いやすいように直すか、さっさと捨てるべき。
その判断は、現場の利用者が自分でする。


情報システム担当者は、現場の利用者の声をよく聞くべきです。
現場の声をいちいち聞いていたら仕事にならん、ということをおっしゃる方が多いのですが、
むしろそれが仕事ではないかと。
ITシステムが素晴らしく安定稼働していて、システム担当者はいい仕事したと満足していたとしても、
現場の利用者にとっては使いにくくて入力するだけで顧客訪問1件分くらい時間を使っているなら、
なんの意味もありません。

クラウドのサービスが増えてきて、これまでITツール導入に慎重だった中小企業などでも、ITを使えるようになってきました。
利用者が道具を選べる時代になったと言えます。
だからこそ、情報システム担当者も仕事の内容を変えていかなければならないと、強く思います。

2010年5月22日土曜日

個を無視しては社会は作れない

前回前々回と学生との対話内容を掲載しましたが、
ここから分かる大事な点は、若い人にもいろいろなタイプがいるということです。
確かにケータイ中心のコミュニケーションをしている人が大多数ですが、その中でも使い方や依存度はさまざまです。
これは当たり前の話です。

ところが、多くの場面で「いろいろ」が無視されることを目にします。
日常生活でもそうですが、特に企業においてはそれが強い気がします。

たとえばKMの前提は「KMは企業にとって必要」であり、社内SNSは「部門を超えたコミュニケーションが活性化する」利点があると言われます。
この前提や利点て、本当に正しいのでしょうか?
もちろん正しいと思えばそうだし、そう感じる人もいるでしょうが、一方で実はそうでもないという人もいるわけです。

KMは情報が集まらないと意味がなく、そのためには各個人が発信しなければいけません。
そのため、あの手この手で発信を促進しようとします。
私もKMプロジェクトを推進していたことがあるのですが、発信させることが一番苦労しました。
しかし、いま考えてみると、そもそも前提として「KMは必要。だから皆発信すべき」という思いが強くあり、それを全員共通認識にしようと押し付けた感があったことは否めません。
もし「部内の雰囲気づくりのために、これから毎日全員でランチに行こう!」と部長が言い出しても、内心ランチくらいゆっくり一人で食べたいという人だって当然いますよね。
良かれと思ってやっていても、人によっては望んでいないので、
そういう人には違うアプローチをしなければいけません。

社内SNSだって同じです。
Twitterってここがスバラシイ!!社内でも使うべし!と未だにTweetしてる人を数多く見ますが、そういう人は実際にメリットを実感されたんだろうと思います。
ですが、Twitterアカウントを持っているのに、もはや大半の人がログインすらしていない現実もあるわけで、良いと思っていない人に成功体験を押し付けるのは強引です。
(最近ネット上でだいぶバッシングされてしまっている勝間和代さんと同じ・・・)
SNSはソーシャル、つまり社会を形成するわけですが、
強引に発信させてもその人の持っている本当に価値のある知識や情報はなかなか出てこないですし、個性を失った人が集まっても良い社会は作れません。

せっかくSNSという”個”に重きをおいたサービスが流行っているので、
企業に導入する前に今一度、”個”を大事にするシステムとは何か、見直してみる必要があるのではないかと思います。

2010年5月19日水曜日

最近の学生に聞いてみた② -コミュニケーション編-

前回の続き。
最近の学生に、コミュニケーションスタイルについて聞いてみました。

メールやMessengerについて

私「SNS以外にも、当然普段からメールやMessengerも使ってるんだよね?」
A「はい、携帯のメールはもちろんです。PCメールは、大学からのお知らせを見たりするぐらいですね。MessengerやSkypeは、夜友達と話すときに使ってますよ。」
私「昼間も会ってるのに、夜も話すことあるの?」
A「あー、はい、サークルの活動の打ち合わせとか・・。でも、ずっと話しているというより、つなげっぱなしでお互い別のことしてて、話したいときに話すって感じです。で、眠くなったら落とす。」
私「つなげっぱなして。変なことできないね。」
A「変なことってなんですか?」
私「自分で考えて。じゃあさ、メールではなくてMessengerを使うのは、つなげっぱなしにできるのがいいの?」
A「いえ、メールってどうでもいい会話ができないじゃないですか。どうでもいい会話をするときはMessengerを使うんです。」
私「どういうこと?」
A「メールって、来たら返信しなきゃいけないですよね?返信しづらいような、内容の無いくだらないメールとか来ると、面倒なんですよ。逆に自分からもくだらないメールを送って、相手にウザイと思われるのが嫌なので、メールは結構気を使います。」
私「なるほど。その気持ちは分かるよ。でも書く手間自体は、メールもMessengerも一緒じゃない?」
A「Messengerだって、話しかけられたらムシしていいわけではないですけど、話しかけられるときって自分もPCの前にいるので、とりあえずすぐ返せるし、一言くらいのやり取りを何度かするときは便利です。」
私「確かに、何度かやり取りするときはメールだと面倒だね。1回でちゃんと回答書いて済まそうみたいな感じはあるかも。」
A「あと、とりあえずすぐに答えを聞きたいときもMessengerのほうがいいですね。」
私「メールはいつ返信来るか分からないからね。でもさ、それなら電話すればいいんじゃない?」
A「電話って高いじゃないですか。携帯電話の料金て高いので、電話で話してて長くなりそうなときに、途中からMessengerに切り替えることもありますよ。でも、緊急のときは電話のほうが早いですね。」
私「コストは電話よりMessengerが安いっていうのは、学生も認識してるんだね。電話料金気にするなら、Skypeでもいいんじゃないの?」
A「個人的にSkypeに登録してる友達が少ないので、あまり使ってないです。」

私「メールやMessenger、電話の使い分けって、A君の世代では暗黙のルールとして、全体的に同じ認識を持ってるのかな?」
A「うちの大学はITに強い学生が多いので、特殊かもしれません。みんなそうかというと分からないんですが・・。少なくともうちの大学内だとMessengerはほとんどの人が使ってます。グループで何か作業しないといけないときは、毎回集まれるか分からないからMessengerのIDを教えあって、そこで打ち合わせするってこともありましたよ。」
私「ずいぶんカッコいいことしてるね」
A「でも、何回かやってみたら、まったく発言しない人がでてきて、いるのかいないのか分からない状態になっちゃったんで、この方法はあまり良くないという結論になりました。」
私「そうだね、本当にPCに向かって打ち合わせに参加してるのかなんて、分からないよね。」

最近の学生に聞いてみた① -SNS編-

これだけ世の中にコミュニケーション手段とSNSサービスがあって、小学生までケータイを持っているご時世。
学生はツールやサービスをどう使ってるのかなーと興味があって、弊社のインターン、K大学生A君(19)に聞いてみました。
※あくまで1人に聞いただけで、彼の性格やライフスタイルに依るところが大きいため、統計情報としては使えません。


SNS(mixi)利用について

私「普段mixiとか、SNSは使ってるの?」
A「前は他のもやってたんですけど、いまはmixiだけですね」
私「なんで?」
A「なんとなく、自分の友達も皆更新しているのはmixiの情報だけになっちゃったんで。」
私「なんでmixiだけ更新されるの?」
A「自然とそうなっていった気がするんですけど・・。あちこち更新するのも面倒ですし。」
私「友達が更新て、何を更新すんの?」
A「基本、日記ですね。友達の日記は一応読んでます。あと、mixiだと趣味とかのコミュニティがあるんで、その書き込みは見てます。僕はOnePiece好きなんて、そのコミュニティは入ってます。」
私「友達の日記なんて読んで楽しいの?だって普段会ってるんでしょ?」
A「うーん、会ってるときは話さないようなことも書いてあるんで。あと、一緒に何かした後に、その感想書いたりとかしてると、こんなこと思ってたのか、とか気になります。」
私「なるほどねー。mixiは毎日見てるの?」
A「半日に1回くらいは見てます。」
私「友達の友達とか、そこでつながったりすることもあるの?」
A「あんまりそういうのは無いですね。僕は自分の友達以外の情報まで見てないです。まわりにもすごく積極的に使ってるヤツって、いないと思います。」
私「mixiが無くなったら困る?」
A「あー、困らないですけど、結構見てるんで。。やっぱ困ります。」

私「話は変わるけどさ、mixiみたいなサービスが会社の中にあったら使う?まだ学生だからイメージできないと思うけど。」
A「うーん、わかんないですけど・・・。」
私「最近、社内にSNSを導入するってのがちょっとした流行りでさ。結構会社の中ってコミュニケーションが課題になっていて、若い世代からはもっと社内のいろんな人と知り合いたいとか、上長ともっと親しくなりたい、みたいな声も多いし、部門違うと話す機会も無いんだよね。それに対してSNSっていう選択肢がある。」
A「でも、上司とか先輩は必ず友達登録して、日記にはコメント書かないといけないとかなるんじゃないですか?」
私「鋭いね。それはあるだろうね。」
A「大学より、会社の中だと上下関係がありそうなんで。」
私「でもさ、なかなか話すのも難しい、社長に直接コメントできるよ。」
A「しないですよ(笑)変なこと書けないですし。」
私「変なことって何?」
A「いや、まあ、気軽に意見とか言いづらいですし。。仕事なんで、あんまり仲良くなりたいとか、そういうのは無いと思いますね。」
私「大学内には学内SNSみたいなものは無いの?」
A「あるらしいですけど、使ったことないです。友達に聞いたら、大学からの連絡事項が載ってるぐらい、みたいですけど。mixiもあるし、学内でもやろうとは思わないですね。」

2010年4月20日火曜日

KM Forum 2010 に参加した感想

毎年恒例、Knowledge Management Forum 2010が東京国際フォーラムで開催されましたので、
参加してきました。
と言っても夕方の1セッションだけなんですが。

私が参加したのは、みずほ情報総研の方のセッションで、タイトルは
「各社最新ナレッジマネジメント取り組み状況と事例が示唆するポイントについて」
という、なんとも魅力的な内容。
スピーカーはこの分野でのコンサル経験が大変豊富な方で、私もブログはちょくちょく拝見しており、楽しみに参加してきました。


感想は・・・
新しい発見は無かったなあ、というのが正直なところです。

1時間のセッションの中で、前半30分はKMの歴史。
企業をとりまく環境の変化と、KMに関してどんな技術が生まれて消えて行ったのかを振り返りました。
KMは約3年ごとに波があり、いまは枯れた印象があるが、数年後にまた流行の波が来るだろうとのこと。
1つ1つの内容についてはKMを業務でやっている方なら知っている内容なのですが、
ここで言いたかったのは「20年以上たってもKMは企業にとって課題であり、これからもそうであり続ける」ということだと思います。
この点は賛成です。
詳しい理由はまた後日書きますが、KMには終わりが無いからです。

後半30分は事例の紹介。
最新の事例ということで、流行りの社内SNSや動画共有の事例が中心でした。
製造業の現場で、動画によるマニュアルのニーズが高まっているというのはよく聞くお話だったのですが、今日の事例は動画に皆がコメントを書き込んで(ニコニコ動画のイメージ)捕捉までしているという内容で、なかなか興味深かったです。
せっかくのセミナーなので、ツールの機能だけでなく、プロジェクトの内容や成果についてもっと深い話が聞きたかったですが、Webで公開されている情報レベルのお話でした。
ちょっと残念。

最後に、KMの成功と失敗をわけるポイントの話がありました。
説明されていたポイントは4点。
  1. 最初に目的や戦略を明確にする(ツールありきで考えない)
  2. インターネットで流行っているWeb技術をそのまま適用しない(企業用に最適化する)
  3. コミュニケーション課題はツールでは解決せず、行う人間の満足が重要
  4. 情報の流れのボトルネックを明確にする
その通り、という感じですね。
この手の話はすでにあちこちで言われていることで、まさに定番、王道だと思います。
逆に言うと、長くこの分野でコンサルをやってきた方でもこのポイントを挙げるほど、とてもとても大事ということですね。


が、あえて意見させていただきますと、
これらを確実に実行したら成功する、というわけでは無いのがKMだと思います。
成功したという企業にポイントを聞けば出てくる内容でしょうが、他の企業がその通りに実施したところで成功するわけではありません。
つまり、成功と失敗を分けるポイントの説明としては、論理的に成立しません。
過去の経験から、もっと深く切り込んで欲しかったですね。



というわけで、本セッションは全体的にこれまで言われてきたことを再度確認するという内容でした。
まとまって歴史から振り返る、みたいな話を聞く機会はあまり無いので、いろいろと自分の中での考えを整理するには良い機会でしたね。

次回はセッションの内容を踏まえて、KMの成功と失敗のポイントを掘り下げてみたいと思います。

2010年4月13日火曜日

情報をメールでSharePointに投稿する方法

この要望、エンドユーザーからよく出ます。
メール文化の企業は多いですし、部内へのお知らせやちょっとした参考情報共有の際、メールで送るというのはよくあるシーンだと思います。
が、メールは多ければそれだけ埋もれてしまいますし、見落とす可能性も高まります。
とは言っても、メールで送った情報を、わざわざSharePointサイトに同じものをアップしなおすなんてことは、ユーザーの立場からすると面倒なだけで、よほどの理由が無いとやらないでしょう。

そこで今回は、メールでSharePointに情報を投稿する方法を2つご紹介します。


①「受信メール機能」を使う

SharePointには、メールアイテムをリストやライブラリに保存する「受信メール機能」があります。
http://office.microsoft.com/ja-jp/help/HA100867301041.aspx?pid=CL100605171041
この機能は、Exchange Serverを導入している企業ではお馴染みの「パブリックフォルダ」の代替として、結構期待度の高い機能でした。
実際、動作としてはユーザーがリストやライブラリに割り当てられたメールアドレスにメールを送ると、メール本文、添付ファイル、またはメールアイテムそのものが保管できるという、パブリックフォルダに近いことができます。
機能的には実用的ではあるのですが、欠点としてはなんといっても設定が難しいことです。
SharePointのサーバー全体管理で「受信メール機能」を有効にするだけではダメで、SMTPのサービスをインストールして、この機能が使えるように構成しなければなりません。
当然、システム管理者が設定する必要があり、エンドユーザーが使いたいというときにすぐに使えるものでは無いということです。
また、サーバーの設定を変えるため、BPOSなどのOnline Serviceでは利用することができないのも残念な点です。


②「Outlookに接続」機能を使う

Outlook、しかも2007以降のバージョンを利用している企業に限られてしまうのですが、エンドユーザーレベルで手軽にできる方法として、OutlookとSharePointの同期機能を利用することが挙げられます。

SharePointの特定のリスト(ディスカッション、タスク、スケジュール、連絡先)には、「Outlookに接続」機能があり、リストの内容をOutlookにダウンロードしたり、Outlookで編集することができます。







該当のリストの[操作]メニューから、「Outlookに接続」を選択すると、Outlook側に「SharePointリスト」というメールボックスができ、そこにこのリスト名のサブフォルダが自動的に作成されます。






このフォルダには、すでにSharePointリストにあるアイテムがダウンロードされてくるので、メールのように見ることができるのですが、逆に受信トレイなどにある普通のメールをこのフォルダにコピーすると、メールの内容をそのままリストに書き込むことができます。
これをうまく使って、受信トレイにあるメールに仕分けルールを適用し、特定の内容のメールを常にSharePointリストに自動的にコピーすることが簡単にできます。
(例:メール件名に「参考」とついたメールを、SharePointの参考情報リストにコピー)

Outlook 2007の場合、RSSリーダーの機能も持っているため、外部サイトの更新情報をRSSで受け取り、それを仕分けルールで特定リストにコピーすることで、部内にメールで転送せずとも最新情報の共有を行うことができます。
SharePointにはRSSビューアWebパーツがあるのになぜそんな面倒なことを?と思われた方はごもっともですが、このRSSビューアWebパーツには1つのサイトのRSSしか登録できないという欠点があります。
Outlookを介した方法であれば、1つのリストにいくつでもRSSフィードをコピーすることができます。

また、サーバー設定を変更する必要がないため、BPOSでも利用できる方法です。
ちなみに弊社では、SharePoint Onlineで作成した社内ポータルに、この方法を使ってSharePointに関する最新ニュースを集めて表示させています。








なお、この方法には、Outlook 2007、2010(※追記参照)が必要であることが一番壁となるのですが、運用も気を付ける必要があります。
チーム内の皆が同じ仕分けルールを適用すると、同じメールアイテムが同じリストに投稿されることになるので、誰か特定の方が代表者として設定するといったルール決めが重要です。

*****************************************************************
<追記>10/4/28

②の方法ですが、Outlook 2007では一部制限があることが分かりました。
Outlook上でSharePointリストのフォルダにメールをコピーすると、メールアイテムをディスカッションアイテムに変換してくれるのですが、仕分けルールを使って自動的に移動されたメールアイテムに関しては、この変換がうまくいかないようです。
(マニュアルでメールアイテムをドラッグしてフォルダに入れるとうまくいきます)
このため、OutlookとSharePointが同期する際に「互換性のエラー」が起きます。

なお、このエラーはOutlook 2010では解消されています。

2010年4月1日木曜日

1周年

創業し、丸1年が経ちました。
このところは慌ただしく、体力的にもしんどいのですが、さまざまなお客様のプロジェクトに参加でき、大変充実しています。

1年という期間は振り返るには短いですが、ゼロからスタートし、多くの失敗体験をしながらも1歩1歩前進できていると実感しています。

とはいえ、何かが忙しくなると、別のことがおろそかになるもので、一時力を入れていたセミナーやパートナー企業様との情報交換などの対外活動ができていないことが最近の反省です。
(ブログの更新頻度も順調に逓減中・・)
プロジェクトで得た経験を、また皆さんに共有できるような場を企画していきたいと思います。

今後はますます、信頼していただいているお客様、協業いただいているパートナー様に恥じないよう、活躍していきたいところです。

2010年3月25日木曜日

SharePointサイト内にWikiページを組み込む

小ネタです。

SharePoint Server 2007には、標準でWikiを作成できる機能があります。
Wikiはサイトやページのテンプレートとして搭載されており、WYSIWYGやページへのリッチテキスト書込みなど、独自の機能を持っています。

Wikiを何に使うかによって設計の方法は異なるものの、やっかいなのはWikiが独自テンプレートのため、他のWebパーツと組み合わせて使うことができないという点です。
たとえばプロジェクトサイトを作り、チームメンバーでスケジュールやドキュメントの共有に加え、Wikiページを1枚作って、そこにアイディアや各種データを記入していく使い方をしたい場合。
プロジェクトサイトのサブサイトとしてWikiサイトを作るとサイトが別になってしまいますし、サイト内にWikiページを作ってもリンクでつなぐという方法になってしまいます。(↓こんな感じ)













これはこれで悪くないですが、内容を確認するにはいちいちリンクを開く必要があり、あまりスマートとは言えません。

そこで、Wikiページを簡単にサイト内に組み込む方法です。
イメージとしては以下のような感じです。












ちなみに、他のWebパーツと並べて内容を確認できるだけでなく、編集もすぐにできます。(右に小さく表示されている編集アイコン)

これは実はビューの切り替えだけで出来ます。
まず、Wikiを作りたいサイトで、「作成」→「Wikiページライブラリ」で、Wikiを作ります。

注)この際、サブサイトからWikiを作るのはNGです。
SharePointに詳しい方ならご存知の通り、サブサイトといえどもサイトが分かれると、Webパーツとして情報を表示することが難しくなるからです。

組み込みたいページに、作成したWikiページライブラリをWebパーツとして追加します。
以下のように表示されたかと思います。











この追加したWikiページライブラリの「共有Webパーツの変更」を行い、「現在のビューの編集」をクリックします。
ビューの列項目から、「Wikiコンテンツ」と「編集(編集アイテムへのリンク)」のみを選択し、OKします。














これで、Wikiの内容をページ内に表示できます。
なお、Wikiページが複数ある場合、ブログのように記事が連続で表示されます。

Wikiの内容が増えて見づらい場合は、Wikiを別ページにしてタブで切り替えられるようにしても良いでしょう。

2010年3月23日火曜日

ファミレス化した社内ポータル

社内ポータルの利用者(エンドユーザー)の方に話を聞くと、
「うちにはファイルサーバーもあるし、メールもかなり使ってるし、このポータルの位置付けがよく分からない」といった声をよく聞きます。

こういった声の多いポータルは、そもそも提供側である情報システムの担当者も、ポータルと他のシステムの区分けを明確にされていないことがほとんどです。

メールやファイルサーバーと違って、ポータルというのは定義が難しいツールです。
「企業内のさまざまな情報の入口」、というのが基本的な概念であり、社内システムや各種情報へのリンクやナビゲーションを提供するはずなのですが、実際には入口として機能していないものも多々見受けられます。
リンクが大量に並んだサイトを使おうという気にはならないですし、リンクをクリックしたら別ウィンドウでいつものシステムが開くのであれば、いままでのグループウェアやイントラネットと何が違うのでしょう。
しかし、それは何もかも作り手が悪いわけではなく、そもそも企業内にある多くの情報やシステムすべてへの入口を作ることは非常に困難で、企業規模が大きければ大きいほど不可能に近くなっていくものです。

したがって、情報の入口としてポータルを構築しても、現実的には一部の情報を統合する程度にとどまり、利用側は相変わらずさまざまなシステムを用途ごとに使い分け、ポータルの位置付けは不明確なままに運用されていくことになります。
利用者にとっては、ポータルの価値を感じることは難しいでしょう。

社内の多量な情報へのリンクやナビゲーションを集約したポータルは、ファミレスに近いものがあります。
ジャンルの違う情報がポータルというメニューに統合されており、利用者はそこから良いと思うものを探すというスタイルです。
多くの社内ポータルは前述のとおり、ファミレス化しています。

ファミレス化したポータルがすべて悪いわけではありません。
実際に、インターネット上のYahoo!やMSNも、まさにファミレス化したポータルサイトですが、いまだ国内ではトップクラスのアクセス数を維持しています。

しかし、インターネット上のポータルと社内ポータルでは、大きく違う点があります。
それは、利用者がどのような目的でアクセスしているか、です。

社内でポータルにアクセスするとき、大半の利用者は明確に「○○を調べたい、○○の資料が欲しい」という目的を持っています。
いっぽうで、Yahoo!などにアクセスする利用者は、なんとなくアクセスして最新情報やニュース、コミュニティを見る、というように目的が決まっていない利用者が非常に多いです。

目的(食べるもの)が明確に決まっていないときには、ファミレスは便利でしょう。
ですが、目的が決まっている人にとってはどうでしょうか。
ラーメンが食べたいという人は、ファミレスよりラーメン屋を選ぶのではないでしょうか。

社内ポータルも同様です。
あれこもこれも薄く広く提供するより、ポータルに来るとこの情報が得られる、というように用途が決まっていたほうが、利用者側は迷うことなく使えます。
ポータルに限らず情報系のシステムは、かぶっている機能が多いため、使い分けや各ツールの用途を定義することは重要です。

なお、ファミレス化を目指すこと自体はダメではありません。
「何か探したいときにこのポータルに来ると見つかる」ことが実現できれば、それは利用者にとっても明らかにメリットを感じられます。
利用者が目的を持ってサイトに来ていることを踏まえて、適切な画面設計やナビゲーションを提供するだけでも、情報を探す行為を効率化できるでしょう。
その工夫をせず、多様なジャンルの情報をただまとめても、残念ながら利用する価値は低くなってしまいます。

2010年2月17日水曜日

SharePointで部門サイトを作るときの考慮点

全社ポータルの下に、各部門で使う部門サイトを作られている、あるいは作ろうと考えている企業って多いと思います。
ここ最近、全社ポータルはとりあえず安定稼働しているから、部門サイトを作ってみようというお客様から相談いただくことが増えています。
皆様いろいろとお悩みのようで、
中には「部門サイトという発想自体、正しいのだろうか」とお考えのお客様もいらっしゃいます。

お悩みの事項としては大体共通していて、
①アクセス権(管理権限)をどうするか
②組織変更があったときにどうするか
といった点です。


①については答えは無く、システム部門側の負荷と現場の自由度とのバランス、製品としてできる部分と運用でカバーしなければならない部分などを考慮して、お客様ごとに変わってくるでしょう。
納得できる解決策にたどり着くまでは多くの試行錯誤を繰り返すことになります。

私はさらにこれらに加えて、情報が分散するリスクについてもお話しています。

部門サイトを作ると、多くの場合、利用者は自分の部門サイトをメインの情報共有の場とし、
それ以外のサイトやポータルはほとんど見なくなる傾向にあります。
それはそれで活用が進んでいるので良い、という考え方もあるのですが、
これではファイルサーバーに部や個人のフォルダを作ってファイルを入れている状態と大差ありません。
ノーツのDB乱立とも一緒です。
SharePoint導入前に、こうした情報の分散や管理の煩雑さといった課題があり、
SharePoint導入後もまた同じ状態になってしまうのでは、導入した意味が薄れてしまいます。

では部門サイトは作らないほうが良いか?というと、そんなことは無いです。
利用者は全社ポータルに直接情報を投稿するのは嫌がるでしょうし、まずは部門内で必要な情報をやり取りするというのが、業務の大半でしょう。
そういった場として部門サイトは最適なのですが、
要は、部門サイト内で情報が完結しないように、情報の通り道を用意してあげることが必要なのです。

SharePointの機能では、別のサイトやリストから情報をさまざまな条件で抽出して表示することが可能です。
これはファイルサーバーやノーツでは出来なかったことです。
ただし、どんな情報をどんな形で抽出するのかは計画が必要ですし、適切な形で情報が格納されていなければなりません。
時間をかけるべきは、この情報格納方法と、情報の通り道の設計です。

さらに、SharePoint内では情報がキチンとまわっていても、それだけでは人に情報を届けることは不十分です。
SharePointはあくまで1つのツールであって、企業としてやりたいことを実現する1要素にしかすぎません。
情報を企業内でどのように流通させるか、ここが弊社で提供する社内マーケティングのサービスになります。

2010年2月13日土曜日

Twitterがもたらす害

ちょっと刺激的なタイトルにしてみました。

だいぶブームも落ち着いてきた感のあるTwitterですが、テレビや雑誌はネットより少し情報が遅れるということもあって、いまだ書店などで「コミュニケーションの革新」的なTwitter特集記事を目にします。
最近では企業のマーケティングで利用したり、有名人や政治家が積極的に活用するのは当たり前になってきました。

ハマコー、Twitterで大暴れ
http://ascii.jp/elem/000/000/496/496335/
楽天 三木谷社長、全社員にTwitter推奨
http://www.itmedia.co.jp/news/articles/1002/08/news059.html

私自身もTwitterを使っています。
その有効性は実感していますし、多くの評論家が記事で書いている通りだと思います。

が、ここはあえて世の中の流れに逆らって、最近感じている批判的な意見を。

Twitterの特徴のひとつは、1回の投稿での140文字という文字制限です。
これにより、まとまった意見や情報の投稿は、著しく制限されます。
そのため、Twitterの投稿をツィート、つぶやき、と言うとおり、投稿される情報のほとんどは言ってしまえば独り言に近いムダ話で、その場で読まなければ大した話題にもなりません。

これは、社会的に地位の高い、あるいは優秀と言われる方のTwitterでも同様です。
テレビでは経済情勢について小難しい意見を述べている人が、Twitter上では「お腹減った」だの、「家に新しい植木を置きました」だの、それがどーした、と言いたくなるつぶやきを連発します。
140文字しか書けないのだから、これはある意味仕方のないことなのですが、
この仕組みこそが、人から思考力をうばう罪だと考えています。

またこれは、なぜブログではなくTwitterで発信するのか?という疑問への答えにもつながります。

ブログでもやろうと思えば1行程度でムダ話を書き続けられますし、実際にアメブロで芸能人のブログを見ていると、そういう類のブログもあります。
しかし、ブログではなくTwitterで発信する理由は、情報が残らないから、でしょう。
Twitterは1日に何度も投稿されますし、人の投稿も同じページにどんどん上乗せされていくので、
誰かが昨日投稿した内容を探し出すのは結構大変です。
そもそも、Twitterに投稿された情報で、後日わざわざ探し出して再利用する価値のあるものは、前述の通りあまり多くないので、情報が残らないことには不便はありません。
一方でブログはその人の投稿だけが掲載され、検索性も優れているため、有効な情報は後々まで残り、いろいろな人に再利用されます。

まとめると、
ブログ:人にしっかり読まれて再利用されるので、気合を入れてしっかりと情報を書く
Twitter:たいしたことは書けず、情報も再利用されないので、何も考えずに書く
と言えるのではないでしょうか。

人間、楽な方が好きなので、同じ情報発信するなら、頭を使わずにできるTwitterを選んでしまうのは当然なのかと思います。
ブログは書くのが大変で続かないが、Twitterなら続く、という人は私の周りにもいます。

Twitterのようなツールがあることに問題はないのですが、これを企業内や学校内で積極的に使う、というのは注意が必要と考えます。
ただでさえ言語力が低下してきている昨今で、「文章を考えて書く」という機会を減らしてしまうことは絶対に避けなければなりません。
文章を書くことは、頭の中の漠然としたイメージを人に伝わるように組み立てるという、思考力や論理性、表現力を育てるトレーニングです。

コミュニケーションツールとして現場社員が利用する分には良いですが、会社として推奨すべきは、ブログのように文章を書く、情報をまとめるという作業を皆にやらせることのほうではないでしょうか。

2010年2月4日木曜日

BPOS と Windows Live ID

BPOS を契約する際は、Windows Live IDが必要です。
Live ID自体は、Hotmailを利用している人はそのアドレスとパスワードがそのままLive IDとして使えますし、持っていない人も自分の会社のアドレスなどですぐに作れます。
マイクロソフトのサービスはLive IDを認証に使うものが多く、一度作っておくと、いろいろなサービスで使いまわし出来ます。
https://accountservices.passport.net/ppnetworkhome.srf?lc=1041

が、BPOSに関してはこのLive IDが曲者でした。
ここ数日、弊社内で利用しているBPOSについて、マイクロソフトのサポートとコミュニケーションして分かったことを書いておきます。

1.購入情報はLive IDに紐付いており、それは消せないため、契約期間中に同じIDで別のBPOSの契約はできない

これは意外と不便です。
例えば、使っているExchangeやSharePoint環境でなんらか不具合が起き、新しくBPOSを契約しなおそうとしても、契約期間が終了するまではできません。
契約期間は1年間なので、使っていようといまいと1年間は課金され続けるハメになります。

2.異なるLive ID間でのデータ移行はできない

違うLive IDで作ったBPOS環境に、今使っている環境を移行することはできません。
BPOSの場合、試しに個人のIDで作ってみて、その後良ければ再度別のIDで契約、なんてことも少なくないと思いますが、「試し」の段階で作り込んでしまうと移行で泣きを見ます。


また、独自ドメインを使っていない場合は、ドメインも引き継ぐことはできません。

Exchangeを使われている方は独自ドメインがほとんどでしょうが、
SharePointだけですと自動で振られる長いURLのまま、という方が多いと思います。
その場合は、サイトのデータ移行は手動でやる必要があり、かつURLも変わってしまうという事態になります。

3.BPOSからSharePoint Onlineへのデータ移行はできるが、その逆はできない

当然、同一のLive ID内での話です。
これは前にも書いたのですが、そうなんです。
Exchangeはどうかというのは、すみません、分かりません。
SharePointがNGなら同じなんじゃないでしょうか。


Live IDというコンシューマの世界では便利な認証システムを使っていることで、企業で使う際には当然できてほしいことが出来ない、なんてことがあります。
BPOSは手軽に使い始められるのですが、後々になって移行や管理IDの変更やらを考えると、最初から注意いただくことをオススメします。

2010年1月14日木曜日

効率より、目的達成

ITシステムを使ったソリューションというと千差万別ですが、
業務効率を上げる、生産性を上げる、という利点を挙げるものが多い気がします。
私自身、社内ポータルを改善するプロジェクトを提案する際、
「ポータルのユーザビリティを上げることで、従業員の皆さんがもっと効率良く情報を探し出せるようになる。」というような言い回しをよく使っています。

ただ、自己反省も含めて書きますと、効率を上げることって、本来追求すべきものではないと思います。
例えば工場でモノを作る際、工程を減らしても同じものが作れることには間違いなく価値があるわけですが、それは売れるアウトプット(製品)があることが前提なんですよね。
最新の機械を導入して効率を追求しても、全然売れない製品を作り続けることにはなんの価値もありません。
当たり前ですが。。

その考え方は、ホワイトカラーでも同じです。
情報を探す効率、文書を作る効率、分析する効率・・・と、効率を上げる余地のある業務は山ほどあるわけですが、効率を上げたところで求められているアウトプットを出せないのでは、効率なんてなんの意味も無いですよね。
だから、ITシステムは効率だけでなく、目的の達成までを支援できるような使い方をすることで、本当にビジネスに貢献できるものになります。

2010年1月6日水曜日

明けましておめでとうございます

弊社は昨日から業務を開始しました。
さっそくのお客様からの電話で、正月気分もあっという間に抜けまして、
いいスタートになったと思います。

朝出社してみると、私以外のPCがMacに!
前職ではお目にかかれない光景でした↓↓

















ちなみに、両方とも中身はWindowsです。


今年もこのブログでは、実際の案件での経験や、
SharePointに関する情報など、お役に立てるような情報を発信していきたいと思います。

引き続き、よろしくお願いいたします。