SharePointで部門サイトを作るときの考慮点

全社ポータルの下に、各部門で使う部門サイトを作られている、あるいは作ろうと考えている企業って多いと思います。
ここ最近、全社ポータルはとりあえず安定稼働しているから、部門サイトを作ってみようというお客様から相談いただくことが増えています。
皆様いろいろとお悩みのようで、
中には「部門サイトという発想自体、正しいのだろうか」とお考えのお客様もいらっしゃいます。

お悩みの事項としては大体共通していて、
①アクセス権（管理権限）をどうするか
②組織変更があったときにどうするか
といった点です。


①については答えは無く、システム部門側の負荷と現場の自由度とのバランス、製品としてできる部分と運用でカバーしなければならない部分などを考慮して、お客様ごとに変わってくるでしょう。
納得できる解決策にたどり着くまでは多くの試行錯誤を繰り返すことになります。

私はさらにこれらに加えて、情報が分散するリスクについてもお話しています。

部門サイトを作ると、多くの場合、利用者は自分の部門サイトをメインの情報共有の場とし、
それ以外のサイトやポータルはほとんど見なくなる傾向にあります。
それはそれで活用が進んでいるので良い、という考え方もあるのですが、
これではファイルサーバーに部や個人のフォルダを作ってファイルを入れている状態と大差ありません。
ノーツのDB乱立とも一緒です。
SharePoint導入前に、こうした情報の分散や管理の煩雑さといった課題があり、
SharePoint導入後もまた同じ状態になってしまうのでは、導入した意味が薄れてしまいます。

では部門サイトは作らないほうが良いか？というと、そんなことは無いです。
利用者は全社ポータルに直接情報を投稿するのは嫌がるでしょうし、まずは部門内で必要な情報をやり取りするというのが、業務の大半でしょう。
そういった場として部門サイトは最適なのですが、
要は、部門サイト内で情報が完結しないように、情報の通り道を用意してあげることが必要なのです。

SharePointの機能では、別のサイトやリストから情報をさまざまな条件で抽出して表示することが可能です。
これはファイルサーバーやノーツでは出来なかったことです。
ただし、どんな情報をどんな形で抽出するのかは計画が必要ですし、適切な形で情報が格納されていなければなりません。
時間をかけるべきは、この情報格納方法と、情報の通り道の設計です。

さらに、SharePoint内では情報がキチンとまわっていても、それだけでは人に情報を届けることは不十分です。
SharePointはあくまで1つのツールであって、企業としてやりたいことを実現する1要素にしかすぎません。
情報を企業内でどのように流通させるか、ここが弊社で提供する社内マーケティングのサービスになります。