新年ごあいさつ ＆ 効率化について

遅ればせながら、あけましておめでとうございます。
すっかり更新が滞っている本ブログですが、今年は頑張って更新していこうと気持ちを新たにしております。

このところプロジェクト案件がいくつか並行していたのですが、忙しい反面いろいろな知見を得ることができました。
その1つが効率化という言葉。

効率化という言葉を、偶然にも同時期に別の立場の人から聞いて、ちょっと考える機会となりました。
一方はプロジェクトを進めているお客様からで、IT 活用の1つの重要テーマが、事務作業の効率化であるという点。
もう一方は弊社のパートナー企業、すなわち効率化のソリューションを提供するITベンダー側の営業担当者からで、最近の顧客企業では効率化という言葉は人手を介していた仕事を奪うことになるから、むしろ悪い印象に受け取られることが多い。そのため、効率化という言葉は使わないようにしている、というもの。

図式としては以下のように妙なことになっています。

顧客企業　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ITベンダー
「業務効率化がIT活用のテーマ」　　⇔　　「効率化はNGワード。口にしない」

※当たり前ですが、顧客企業やITベンダーによって考え方が違うので、
すべてに当てはまるわけではなく、あくまで私の周囲の話です。

ちなみにITベンダー側の意見は今に始まったことではなく、
10年前くらいにも同じようなことを言っていた時期がありました。
業務フローの電子化がブームだったころで、やはり「俺の仕事をパソコンにとられる」的なことを仰る方々がいるので、効率化という言葉を使う時は気を付けようと。

一見食い違っているように見える両者の意見ですが、
考えてみれば原因は同じところにあって、視点が違うだけかなと。。
10年間もそうでしたが、不況期にはこうした風潮が強まると思います。
どうしても内向きのコスト削減やムダの削減に力を入れざるを得なくなるため、
全社的に効率化などが重要視されてくる。→顧客企業
その結果、企業の利益率は向上しますが、不況期であるため売上そのものが伸びるわけではありません。
さらに、効率化によって劇的に仕事が楽になってハッピーという人は多くなく、むしろ人員削減によって仕事が増えたり、自分の仕事を守ることに精いっぱい、社内の空気も悪いということになる。
そんなところにもっと効率化しましょう、という提案は持っていきづらい。→ITベンダー

じゃあ景気回復しないと効率化なんてやらないほうがいいよね、ということではなくて、
私は「効率化してどうするの？」というところを掘り下げていくべきと思います。
効率化はあくまで手段であって、目的は別のところにあります。
1つの解は、売上を増やすこと、つまり生産性の向上です。

効率化によって仕事がなくなるなんてことはありません。
むしろ、そこで空いたリソースは売上を増やすための業務にまわすべきです。
効率化はそのための手段としてとらえ、いかに人材を適材として活用するか、
そこまでを見据えた提案を、ITベンダーはしていくべきでしょう。

ITは情報システム担当者のものではない

ITツールはあくまで利用者のものであるべきだと思います。
ITツールは業務を効率よく、あるいはより質を高めるための道具にすぎないわけで、
使いにくい道具は自分が使いやすいように直すか、さっさと捨てるべき。
その判断は、現場の利用者が自分でする。


情報システム担当者は、現場の利用者の声をよく聞くべきです。
現場の声をいちいち聞いていたら仕事にならん、ということをおっしゃる方が多いのですが、
むしろそれが仕事ではないかと。
ITシステムが素晴らしく安定稼働していて、システム担当者はいい仕事したと満足していたとしても、
現場の利用者にとっては使いにくくて入力するだけで顧客訪問1件分くらい時間を使っているなら、
なんの意味もありません。

クラウドのサービスが増えてきて、これまでITツール導入に慎重だった中小企業などでも、ITを使えるようになってきました。
利用者が道具を選べる時代になったと言えます。
だからこそ、情報システム担当者も仕事の内容を変えていかなければならないと、強く思います。

個を無視しては社会は作れない

前回、前々回と学生との対話内容を掲載しましたが、
ここから分かる大事な点は、若い人にもいろいろなタイプがいるということです。
確かにケータイ中心のコミュニケーションをしている人が大多数ですが、その中でも使い方や依存度はさまざまです。
これは当たり前の話です。

ところが、多くの場面で「いろいろ」が無視されることを目にします。
日常生活でもそうですが、特に企業においてはそれが強い気がします。

たとえばKMの前提は「KMは企業にとって必要」であり、社内SNSは「部門を超えたコミュニケーションが活性化する」利点があると言われます。
この前提や利点て、本当に正しいのでしょうか？
もちろん正しいと思えばそうだし、そう感じる人もいるでしょうが、一方で実はそうでもないという人もいるわけです。

KMは情報が集まらないと意味がなく、そのためには各個人が発信しなければいけません。
そのため、あの手この手で発信を促進しようとします。
私もKMプロジェクトを推進していたことがあるのですが、発信させることが一番苦労しました。
しかし、いま考えてみると、そもそも前提として「KMは必要。だから皆発信すべき」という思いが強くあり、それを全員共通認識にしようと押し付けた感があったことは否めません。
もし「部内の雰囲気づくりのために、これから毎日全員でランチに行こう！」と部長が言い出しても、内心ランチくらいゆっくり一人で食べたいという人だって当然いますよね。
良かれと思ってやっていても、人によっては望んでいないので、
そういう人には違うアプローチをしなければいけません。

社内SNSだって同じです。
Twitterってここがスバラシイ！！社内でも使うべし！と未だにTweetしてる人を数多く見ますが、そういう人は実際にメリットを実感されたんだろうと思います。
ですが、Twitterアカウントを持っているのに、もはや大半の人がログインすらしていない現実もあるわけで、良いと思っていない人に成功体験を押し付けるのは強引です。
（最近ネット上でだいぶバッシングされてしまっている勝間和代さんと同じ・・・）
SNSはソーシャル、つまり社会を形成するわけですが、
強引に発信させてもその人の持っている本当に価値のある知識や情報はなかなか出てこないですし、個性を失った人が集まっても良い社会は作れません。

せっかくSNSという”個”に重きをおいたサービスが流行っているので、
企業に導入する前に今一度、”個”を大事にするシステムとは何か、見直してみる必要があるのではないかと思います。

Twitterがもたらす害

ちょっと刺激的なタイトルにしてみました。

だいぶブームも落ち着いてきた感のあるTwitterですが、テレビや雑誌はネットより少し情報が遅れるということもあって、いまだ書店などで「コミュニケーションの革新」的なTwitter特集記事を目にします。
最近では企業のマーケティングで利用したり、有名人や政治家が積極的に活用するのは当たり前になってきました。

ハマコー、Twitterで大暴れ
http://ascii.jp/elem/000/000/496/496335/
楽天 三木谷社長、全社員にTwitter推奨
http://www.itmedia.co.jp/news/articles/1002/08/news059.html

私自身もTwitterを使っています。
その有効性は実感していますし、多くの評論家が記事で書いている通りだと思います。

が、ここはあえて世の中の流れに逆らって、最近感じている批判的な意見を。

Twitterの特徴のひとつは、１回の投稿での１４０文字という文字制限です。
これにより、まとまった意見や情報の投稿は、著しく制限されます。
そのため、Twitterの投稿をツィート、つぶやき、と言うとおり、投稿される情報のほとんどは言ってしまえば独り言に近いムダ話で、その場で読まなければ大した話題にもなりません。

これは、社会的に地位の高い、あるいは優秀と言われる方のTwitterでも同様です。
テレビでは経済情勢について小難しい意見を述べている人が、Twitter上では「お腹減った」だの、「家に新しい植木を置きました」だの、それがどーした、と言いたくなるつぶやきを連発します。
１４０文字しか書けないのだから、これはある意味仕方のないことなのですが、
この仕組みこそが、人から思考力をうばう罪だと考えています。

またこれは、なぜブログではなくTwitterで発信するのか？という疑問への答えにもつながります。

ブログでもやろうと思えば１行程度でムダ話を書き続けられますし、実際にアメブロで芸能人のブログを見ていると、そういう類のブログもあります。
しかし、ブログではなくTwitterで発信する理由は、情報が残らないから、でしょう。
Twitterは１日に何度も投稿されますし、人の投稿も同じページにどんどん上乗せされていくので、
誰かが昨日投稿した内容を探し出すのは結構大変です。
そもそも、Twitterに投稿された情報で、後日わざわざ探し出して再利用する価値のあるものは、前述の通りあまり多くないので、情報が残らないことには不便はありません。
一方でブログはその人の投稿だけが掲載され、検索性も優れているため、有効な情報は後々まで残り、いろいろな人に再利用されます。

まとめると、
ブログ：人にしっかり読まれて再利用されるので、気合を入れてしっかりと情報を書く
Twitter：たいしたことは書けず、情報も再利用されないので、何も考えずに書く
と言えるのではないでしょうか。

人間、楽な方が好きなので、同じ情報発信するなら、頭を使わずにできるTwitterを選んでしまうのは当然なのかと思います。
ブログは書くのが大変で続かないが、Twitterなら続く、という人は私の周りにもいます。

Twitterのようなツールがあることに問題はないのですが、これを企業内や学校内で積極的に使う、というのは注意が必要と考えます。
ただでさえ言語力が低下してきている昨今で、「文章を考えて書く」という機会を減らしてしまうことは絶対に避けなければなりません。
文章を書くことは、頭の中の漠然としたイメージを人に伝わるように組み立てるという、思考力や論理性、表現力を育てるトレーニングです。

コミュニケーションツールとして現場社員が利用する分には良いですが、会社として推奨すべきは、ブログのように文章を書く、情報をまとめるという作業を皆にやらせることのほうではないでしょうか。

効率より、目的達成

ITシステムを使ったソリューションというと千差万別ですが、
業務効率を上げる、生産性を上げる、という利点を挙げるものが多い気がします。
私自身、社内ポータルを改善するプロジェクトを提案する際、
「ポータルのユーザビリティを上げることで、従業員の皆さんがもっと効率良く情報を探し出せるようになる。」というような言い回しをよく使っています。

ただ、自己反省も含めて書きますと、効率を上げることって、本来追求すべきものではないと思います。
例えば工場でモノを作る際、工程を減らしても同じものが作れることには間違いなく価値があるわけですが、それは売れるアウトプット（製品）があることが前提なんですよね。
最新の機械を導入して効率を追求しても、全然売れない製品を作り続けることにはなんの価値もありません。
当たり前ですが。。

その考え方は、ホワイトカラーでも同じです。
情報を探す効率、文書を作る効率、分析する効率・・・と、効率を上げる余地のある業務は山ほどあるわけですが、効率を上げたところで求められているアウトプットを出せないのでは、効率なんてなんの意味も無いですよね。
だから、ITシステムは効率だけでなく、目的の達成までを支援できるような使い方をすることで、本当にビジネスに貢献できるものになります。

ECMセミナーに参加してきました

このところセミナーの話ばかりなんですが・・・

昨日某大手SIerが主催するECMセミナーに参加してきました。

ECM（エンタープライズ コンテンツ マネジメント）という言葉自体、2，3年前に比べると聞かなくなったので、もう流行りではないのかなーと思いながら会場に行ってみると、100名くらい入りそうな会場は満席でした。

まだまだこれから対策、というところも多いということですね。

（参加者の属性は知る由もないですが。）

今回なぜこのセミナーに参加したかというと、セミナーのテーマが「業務効率を上げる文書管理」という、マイクロソフトをはじめとしたいくつかのITベンダーが言う、理想的なECMの形を掲げていたからです。

管理性を高めれば現場の業務効率は下がる、というのが1つの常識になっていて、

いかに両立させるかというのは企業においては大きな課題です。

私自身は、両立させるためには裏ワザなんて無く、地道に1つ1つの改善を行うことが必要と思っているのですが、やはり新しい発想や考え方があるなら知りたい。

このセミナーでは、ECM界（そんなのあるの？）では大家の方が基調講演をされるということで、

経験に基づいた事例などもうかがえるのかと期待して参加したわけです。

で、参加した感想ですが・・・

残念ながら私の期待した内容とは違っていました。。

まあ、そもそも私の勝手な期待なので、主催側には責任ないのですが。

あんまり批判を書くと怒られそうなのですが（笑）、個人を中傷するわけではなく、あくまで私の期待とズレていた点を書きますと・・・

・業務効率と管理を両立した事例の紹介などは特に無く、具体的な新しい情報を得られなかった

・基調講演のスピーカーのECM大家の方の立場が最後までよく分からなかった

　（豊富な経験をお持ちなのは良く分かったのですが、我々参加者に対して「自分のノウハウをサービスとして提案している」のか、「同じユーザーの立場で、先駆者として話している」のか）

というあたりです。

最後にパネルディスカッションがあって、事前に参加者から集めた質問を中心にスピーカーの皆様がコメントする、という進行だったのですが、質問内容としては

「どのように管理対象とする情報を分類するのか」や、「ユーザーへの教育はどうすべきか」といった、もっともなものでした。

これについても、基本的には個別に相談となり、明確な回答はお金を払ってから、というところでした。

（そりゃそうだ・・・）

ECMや情報管理、文書管理は、コンプライアンスの観点で数年前からブームになり、

監査法人のサイトなどでも考え方は記載されていますし、

製品や情報は検索すればいくらでも探せます。

これから検討という方も多いようですが、大手どころはなんとなく一巡した感もあるので、

次はどう設計し、どう運用するか、他社の成功例/失敗例などの情報が必要になってくるのではないでしょうか。

そんなセミナー、やってないかな・・・

ビジネスとIT

ビジネス課題とITをつなぐ、ということが、ITベンダーにとって重要な取り組みになっています。
不況で、企業が新規投資を必要最低限に抑える方向になっていると、ミッションクリティカルな領域以外の、特に情報系のソフトウェアは多くの場合投資が凍結されます。

だからこそ、なぜ今必要なのか、必然性を理解していただくために、ビジネス課題解決につながる提案が求められるわけです。
まあ、こういう考え方は今に始まったことではなく、本来企業がITを活用する際に考えなければならないことでしょう。
便利そうだから導入する、というのではなく、戦略的にITを活用するということです。

と、言うのは簡単ですが、実際は提案する側にもお客様側にも、難しいというのが現実です。
大きなところで、以下2点が難しいところかと思います。

1.ビジネス課題とITとの、明確なつながり
2.CIOの存在

1と2は、関連する話です。
2についてですが、CIOがいない企業だと、稟議をあげることが難しくなります。
経営課題がシステム部門に直接落ちてこないわけですから、上記に書いたような戦略的なIT活用を考えるうえで、CIOを巻き込んだシナリオ作りの可否は、経営層への説得力を大きく左右します。

そして、CIOの有無にかかわらず、1は重要な点です。
結構ありがち、というか、私も前職でやっていたのですが、お客様のビジネス課題とITツールをマッピングしてお話する際に、話が飛躍してしまうことがあります。
たとえば、社内コミュニケーションを活性化したい、という話に対して、「では、経営層からも現場からも情報が手軽に発信されるように、社内ブログを使ってみる、というのはいかがでしょうか。」のような提案をするわけです。
もちろん実際はもっと細かく課題をうかがって、その他のツールも含めて提案シナリオを作るわけですが、大雑把に言ってしまうと上記のようなマッピングをしていました。
ただ、上記では課題とツールに明確なつながりがないですね。
担当者レベルではそれで話が進むのですが、意思決定をする経営層などには、社内コミュニケーションとブログがどうつながるのか、理解いただけないわけです。

ビジネス課題とITをつなぐ、というと、どうしてもこういう唐突な感じになります。
多くのITベンダーのWebサイトを見ても、自社製品のマーケティングがそのように行われていることは多々あります。

情報系のITツール導入の計画フェーズで、ビジネス課題を背景とした導入目的、導入範囲や展開ステップ、活用方法、導入効果目標などをきちんと定義した上で実際の計画に進んでいかなければ、課題とITツールは乖離したままになってしまうでしょう。

ビジネスの言語と、ITの言語のつながりは弱いので、そこを仲介する手法や言葉が必要だと思います。
弊社は、お客様のITツールを、ビジネスに活用いただけるように、そうした仲介者になりたいと考えています。