システムの標準化とは

ジョーンズ・デイ法律事務所様における、SharePoint Online活用サービスの事例を公開しました。
http://www.discoveries.co.jp/case/case_jd.html

あまり活用できていなかった、グループのSharePointサイトを再設計させていただいたのですが、当初は15名程度だった利用者もいまや150名近くまで増えて、しっかりと活用が進んでいます。
そのポイントは、言葉にすると当たり前のようですが、利用者のニーズに合っていればシステムは使われる、ということ。

この当たり前のことが、企業のITシステムの多くではできていません。
原因はいろいろあるでしょうが、その1つにはシステムの標準化という考え方があると思っています。

企業内のITシステム環境は標準化するべきである、というのは、出来ているかどうかは別にして、
IT担当者には常識として捉えられています。
多くのITベンダーも、自社の製品での統一、インフラ環境の標準化を提案してきます。
セキュリティ面、運用面では標準化したほうが良いのは明白ですが、
なんでもかんでも標準化すればよいというものではありません。

うちの会社は今後モノを書くときに、太字のマジックしか使ってはいけません、、と言われたら、不便この上ない。
太字のマジックでも字は書けますが、細いペンじゃないと書けない紙もあるし、赤ペンが欲しいときもある。
いろんなシチュエーション、環境、働き方に合わせた道具があるほうが、利用者にとっては圧倒的に便利です。

ただ、ITが情報システム部門の持ち物である限り、利用者に合わせてシステムを提供するというのはなかなか難しいでしょう。
予算の問題はあるし、運用管理を考えるとリスクが大きいと考えてしまうのは当然のことです。

実は今回の事例でも、この部分についてお客様と同じ方向を向いて進められたのが大きかったです。
先方はグローバル企業ですので、IT環境もグローバルスタンダードという考え方が根付いており、本社から提供される環境を使うというのが原則でした。
しかし、日本には日本の働き方がある、ということで、インフラ面はグローバル環境を使いながら、上物の情報系についてはクラウドサービスを利用し、ローカライズを図るというのが今回のチャレンジだったわけです。

もちろん、SharePointを入れたからと言ってすぐにローカライズされたサービスを提供できるわけではありませんので、
そこは今回実施したような利用者ニーズを把握したうえで設計することが重要ですが、
クラウドサービスによって利用者に合わせたIT環境を提供するハードルは、確実に下がっています。

これからのシステムの標準化は、全員が同じ道具を使おうということではなく、各自が自分に合った道具を選んで業務を行えるように、必要なものを必要な時に使える仕組みを全員に提供する、ということを意識していくべきではないかと思います。

情報をメールでSharePointに投稿する方法

この要望、エンドユーザーからよく出ます。
メール文化の企業は多いですし、部内へのお知らせやちょっとした参考情報共有の際、メールで送るというのはよくあるシーンだと思います。
が、メールは多ければそれだけ埋もれてしまいますし、見落とす可能性も高まります。
とは言っても、メールで送った情報を、わざわざSharePointサイトに同じものをアップしなおすなんてことは、ユーザーの立場からすると面倒なだけで、よほどの理由が無いとやらないでしょう。

そこで今回は、メールでSharePointに情報を投稿する方法を２つご紹介します。


①「受信メール機能」を使う

SharePointには、メールアイテムをリストやライブラリに保存する「受信メール機能」があります。
http://office.microsoft.com/ja-jp/help/HA100867301041.aspx?pid=CL100605171041
この機能は、Exchange Serverを導入している企業ではお馴染みの「パブリックフォルダ」の代替として、結構期待度の高い機能でした。
実際、動作としてはユーザーがリストやライブラリに割り当てられたメールアドレスにメールを送ると、メール本文、添付ファイル、またはメールアイテムそのものが保管できるという、パブリックフォルダに近いことができます。
機能的には実用的ではあるのですが、欠点としてはなんといっても設定が難しいことです。
SharePointのサーバー全体管理で「受信メール機能」を有効にするだけではダメで、SMTPのサービスをインストールして、この機能が使えるように構成しなければなりません。
当然、システム管理者が設定する必要があり、エンドユーザーが使いたいというときにすぐに使えるものでは無いということです。
また、サーバーの設定を変えるため、BPOSなどのOnline Serviceでは利用することができないのも残念な点です。


②「Outlookに接続」機能を使う

Outlook、しかも２００７以降のバージョンを利用している企業に限られてしまうのですが、エンドユーザーレベルで手軽にできる方法として、OutlookとSharePointの同期機能を利用することが挙げられます。

SharePointの特定のリスト（ディスカッション、タスク、スケジュール、連絡先）には、「Outlookに接続」機能があり、リストの内容をOutlookにダウンロードしたり、Outlookで編集することができます。

該当のリストの[操作]メニューから、「Outlookに接続」を選択すると、Outlook側に「SharePointリスト」というメールボックスができ、そこにこのリスト名のサブフォルダが自動的に作成されます。






このフォルダには、すでにSharePointリストにあるアイテムがダウンロードされてくるので、メールのように見ることができるのですが、逆に受信トレイなどにある普通のメールをこのフォルダにコピーすると、メールの内容をそのままリストに書き込むことができます。
これをうまく使って、受信トレイにあるメールに仕分けルールを適用し、特定の内容のメールを常にSharePointリストに自動的にコピーすることが簡単にできます。
（例：メール件名に「参考」とついたメールを、SharePointの参考情報リストにコピー）

Outlook 2007の場合、RSSリーダーの機能も持っているため、外部サイトの更新情報をRSSで受け取り、それを仕分けルールで特定リストにコピーすることで、部内にメールで転送せずとも最新情報の共有を行うことができます。
SharePointにはRSSビューアWebパーツがあるのになぜそんな面倒なことを？と思われた方はごもっともですが、このRSSビューアWebパーツには１つのサイトのRSSしか登録できないという欠点があります。
Outlookを介した方法であれば、１つのリストにいくつでもRSSフィードをコピーすることができます。

また、サーバー設定を変更する必要がないため、BPOSでも利用できる方法です。
ちなみに弊社では、SharePoint Onlineで作成した社内ポータルに、この方法を使ってSharePointに関する最新ニュースを集めて表示させています。

なお、この方法には、Outlook 2007、2010（※追記参照）が必要であることが一番壁となるのですが、運用も気を付ける必要があります。
チーム内の皆が同じ仕分けルールを適用すると、同じメールアイテムが同じリストに投稿されることになるので、誰か特定の方が代表者として設定するといったルール決めが重要です。

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<追記>10/4/28

②の方法ですが、Outlook 2007では一部制限があることが分かりました。
Outlook上でSharePointリストのフォルダにメールをコピーすると、メールアイテムをディスカッションアイテムに変換してくれるのですが、仕分けルールを使って自動的に移動されたメールアイテムに関しては、この変換がうまくいかないようです。
（マニュアルでメールアイテムをドラッグしてフォルダに入れるとうまくいきます）
このため、OutlookとSharePointが同期する際に「互換性のエラー」が起きます。

なお、このエラーはOutlook 2010では解消されています。

BPOS と Windows Live ID

BPOS を契約する際は、Windows Live IDが必要です。
Live ID自体は、Hotmailを利用している人はそのアドレスとパスワードがそのままLive IDとして使えますし、持っていない人も自分の会社のアドレスなどですぐに作れます。
マイクロソフトのサービスはLive IDを認証に使うものが多く、一度作っておくと、いろいろなサービスで使いまわし出来ます。
https://accountservices.passport.net/ppnetworkhome.srf?lc=1041

が、BPOSに関してはこのLive IDが曲者でした。
ここ数日、弊社内で利用しているBPOSについて、マイクロソフトのサポートとコミュニケーションして分かったことを書いておきます。

1.購入情報はLive IDに紐付いており、それは消せないため、契約期間中に同じIDで別のBPOSの契約はできない

これは意外と不便です。
例えば、使っているExchangeやSharePoint環境でなんらか不具合が起き、新しくBPOSを契約しなおそうとしても、契約期間が終了するまではできません。
契約期間は1年間なので、使っていようといまいと1年間は課金され続けるハメになります。

2.異なるLive ID間でのデータ移行はできない

違うLive IDで作ったBPOS環境に、今使っている環境を移行することはできません。
BPOSの場合、試しに個人のIDで作ってみて、その後良ければ再度別のIDで契約、なんてことも少なくないと思いますが、「試し」の段階で作り込んでしまうと移行で泣きを見ます。

また、独自ドメインを使っていない場合は、ドメインも引き継ぐことはできません。

Exchangeを使われている方は独自ドメインがほとんどでしょうが、
SharePointだけですと自動で振られる長いURLのまま、という方が多いと思います。
その場合は、サイトのデータ移行は手動でやる必要があり、かつURLも変わってしまうという事態になります。

3.BPOSからSharePoint Onlineへのデータ移行はできるが、その逆はできない

当然、同一のLive ID内での話です。
これは前にも書いたのですが、そうなんです。
Exchangeはどうかというのは、すみません、分かりません。
SharePointがNGなら同じなんじゃないでしょうか。


Live IDというコンシューマの世界では便利な認証システムを使っていることで、企業で使う際には当然できてほしいことが出来ない、なんてことがあります。
BPOSは手軽に使い始められるのですが、後々になって移行や管理IDの変更やらを考えると、最初から注意いただくことをオススメします。

BPOS値下げ

BPOSが値下げされています。

http://japan.zdnet.com/sp/feature/07microsoft/story/0,3800083079,20402870,00.htm

1ユーザーあたり、15ドルから10ドルになりました。
日本でも同様です。
販売パートナーの我々からすると単価は下がりますが、これで普及が進めば良いですね。

BPOSを試用されたい方はこちら。

BPOS と SharePoint Online の微妙な関係

以前、弊社ではSharePoint Onlineを使っているという投稿をしました。

で、実はいまそこからBusiness Productivity Online Suite（BPOS）に乗り換えようと画策しています。

BPOSというのはご存じの方はもちろん問題ないと思いますが、

SharePoint Onlineを含む、その他のいくつかのサービスのスィート製品です。

（SharePoint＋Exchange＋Office Communications＋Live Meeting）

実は最初はBPOSを使っていたのですが、業務ではSharePointしか使わなかったので、

そこから単体のSharePoint Onlineに移行したという経緯があります。

そろそろ、他も使ってみようかということで、またBPOSにしようか悩み中です。

で、さっそくBPOSを購入してみました。

（試しに買えるという、この手軽さがたまらない。）

もちろん、ドメインも変更しませんし、イメージ的にはいままでのSharePointに他の製品を買い足した、という感じです。

ところが、さっそく壁にぶち当たりました。

いままで使っていたSharePoint OnlineのサイトをBPOSでもそのまま使いたいとサポートにお願いしてみたら、あっさりムリとの回答が。

じゃあ、移行したいのですがどうすれば？と聞いてみたところ、「SharePoint Online→BPOSの移行はサポートしていない」とのこと。

ななななんですと！？

前にBPOSからSharePoint Onlineに移行したときは、二つ返事で移行してくれたのに、その逆はダメなんですか！？

むしろこちらが支払う金額も増えているし、マイクロソフトさんとしては嬉しいはずなのに。。

ていうかそういうパターンの企業、他にもいると思うのですが。

その後、しつこく交渉して、USまでエスカレーションしていただいたのですが、結局NGという結論になりました。

（サポートの方々はこちらの事情を察してくれて、真摯に対応いただきました。）

ということで、SharePoint Online→BPOSの移行は手作業でやるしかない。。

Onlineだと管理コマンドも使えないので、サイトコレクション丸ごとバックアップして戻すということができないんですよね。

ファイルは別に手作業でいいんですが、サイトそのものやリスト、スタイルシートなどはどうするか・・・

Exchangeは使いたいものの、SharePoint移行が壁になってくじけそうです。

SharePoint Online に一喜一憂

SaaS 型の SharePoint Server である SharePoint Online を、弊社でも創業時から使っています。
うちのような小さな会社には、ハードウェアの購入含めたイニシャルコストを抑え、かつ運用などもいらない SaaS モデルは嬉しいですね。
もともとマイクロソフト時代には普段の業務で SharePoint を使っていましたし、
慣れたツールを会社設立後にすぐに使えたのは、業務効率のうえでも助かりました。


ちなみに、Exchange Server の SaaS 型である Exchange Online も本当は使いたかったんですが、このサービスは DNS をいじらないと独自ドメインが使えないという制限があるんですね。
まあ、当たり前なんですが。
自社で DNS サーバーやドメインコントローラを運用している場合はもちろん問題ないですが、弊社も含めて小さな企業はドメインサービスを外出ししているので、普通はカスタマイズを断られます。
ということで、メールアドレスを変更するのが嫌で、Exchange Online は残念ながら使っていません。

ウワサでは SharePoint Online 含めた、BPOS（Business Productivity Online Suite）、国内でもユーザー数が順調に伸びているようですね。

SharePoint Online ですが、オンプレミス版（自社運用）と比べても、普通に使っている分には何ら遜色ありません。

むしろパフォーマンスはいいです。

（使っている人が少ないから？w）

専用サーバーではないので機能制限があるのは事実ですが、基本的なコラボレーション機能（掲示板、アンケート、Wiki、ブログ、ドキュメントライブラリ、リスト、アクセス権管理などなど）はほぼ使えます。

サイトのデザインも、そこそこできます。

↓↓試しに作ってみたサイト↓↓

このサイト自体は標準機能の範囲で作っているので、実は大したカスタマイズはしてないです。

が、やろうと思えば SharePoint Designer でスタイルシートも編集できるので、結構激しいこともできます。

とここまでは褒め称えてきたのですが、正直なところ、いい話ばかりでも無いです。

機能制限があると書きましたが、これが意外と痛い・・

まず通常機能面で言うと、ワークフローが使えません。

それから、検索もサイト内のみです。

外部コンテンツは仕方ないとしても、配下のチームサイトも検索対象になりません。
また、個人用サイトが使えないため、それに付随する機能（個人用リンク、自分のネットワーク、人の検索）は使えません。

多数搭載されている標準 Web パーツはほぼ問題ないのですが、なぜかあるのに使おうとするとエラーになるもの（サイトディレクトリのカテゴリに入るパーツ）も。。

だったら最初から外しておいてほしいですね。

管理面で言うと、利用状況レポートが見られません。

SharePoint をホスティング提供しているプロバイダーの中には、ちゃんとログも見られるサービスを提供されているところもあるので、できないことは無いと思うんですが。

管理者としてはログは欲しいですよね。

デザイン面では、サーバーそのものをいじれないので、テーマの追加ができません。

その他、SharePoint Designer でスタイルシートなどを編集しても、IIS のキャッシュが消えるまで 10分ほど変更が反映されなかったりしますw

編集できないのかと思って何度もやり直してしまいました。。

と、いろいろ書きましたが、欲張らなければ前述の通り十分使えるサービスであることは間違いないです。

要は使い方なので、工夫次第ではかなりの要件を満たせるものになっています。

個人用サイトは無いですが、チームサイトが作れるのは嬉しいですね。

まさにこの点が SharePoint の強みですから。

まだ始まったばかりのサービスですし、今後随時改善されていくことに期待です。

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追記

SharePoint Onlineの検索ですが、フェデレーション検索は有効であることが確認できました。
そのため、SharePointからインターネット上の検索エンジンなどと連動して検索結果を表示することができます。
また、おすすめコンテンツの設定も可能であるため、
特定キーワードに対して誘導先を指定できます。
誘導先はSharePoint上である必要はありません。