ログオン画面だって悪くない

いまとあるお客様の社内ポータルの検証作業をお手伝いしているのですが、
Windows統合認証が使えるSharePointを利用するのに、わざわざログイン画面を出すというご要望。
むしろ、普通はシングルサインオンになって嬉しいというお客様が多いのに、
珍しい要望だなと思って理由を聞いてみたら、
ログイン画面は従業員に対する広告として使える、とのお答え。

言われてみればごもっともなんですが、目からうろこでした。
従業員に周知したい情報は多々あれど、全従業員が必ず目にする場所というのは多くありません。
ログイン画面はそういった意味で、その数少ない有効な広告スペースの1つなんですね。

利用者にとってみたら単にわずらわしいログイン画面でも、
実はまったく異なる別の目的に有効利用ができるという、発想の転換でした。

新年ごあいさつ ＆ 効率化について

遅ればせながら、あけましておめでとうございます。
すっかり更新が滞っている本ブログですが、今年は頑張って更新していこうと気持ちを新たにしております。

このところプロジェクト案件がいくつか並行していたのですが、忙しい反面いろいろな知見を得ることができました。
その1つが効率化という言葉。

効率化という言葉を、偶然にも同時期に別の立場の人から聞いて、ちょっと考える機会となりました。
一方はプロジェクトを進めているお客様からで、IT 活用の1つの重要テーマが、事務作業の効率化であるという点。
もう一方は弊社のパートナー企業、すなわち効率化のソリューションを提供するITベンダー側の営業担当者からで、最近の顧客企業では効率化という言葉は人手を介していた仕事を奪うことになるから、むしろ悪い印象に受け取られることが多い。そのため、効率化という言葉は使わないようにしている、というもの。

図式としては以下のように妙なことになっています。

顧客企業　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ITベンダー
「業務効率化がIT活用のテーマ」　　⇔　　「効率化はNGワード。口にしない」

※当たり前ですが、顧客企業やITベンダーによって考え方が違うので、
すべてに当てはまるわけではなく、あくまで私の周囲の話です。

ちなみにITベンダー側の意見は今に始まったことではなく、
10年前くらいにも同じようなことを言っていた時期がありました。
業務フローの電子化がブームだったころで、やはり「俺の仕事をパソコンにとられる」的なことを仰る方々がいるので、効率化という言葉を使う時は気を付けようと。

一見食い違っているように見える両者の意見ですが、
考えてみれば原因は同じところにあって、視点が違うだけかなと。。
10年間もそうでしたが、不況期にはこうした風潮が強まると思います。
どうしても内向きのコスト削減やムダの削減に力を入れざるを得なくなるため、
全社的に効率化などが重要視されてくる。→顧客企業
その結果、企業の利益率は向上しますが、不況期であるため売上そのものが伸びるわけではありません。
さらに、効率化によって劇的に仕事が楽になってハッピーという人は多くなく、むしろ人員削減によって仕事が増えたり、自分の仕事を守ることに精いっぱい、社内の空気も悪いということになる。
そんなところにもっと効率化しましょう、という提案は持っていきづらい。→ITベンダー

じゃあ景気回復しないと効率化なんてやらないほうがいいよね、ということではなくて、
私は「効率化してどうするの？」というところを掘り下げていくべきと思います。
効率化はあくまで手段であって、目的は別のところにあります。
1つの解は、売上を増やすこと、つまり生産性の向上です。

効率化によって仕事がなくなるなんてことはありません。
むしろ、そこで空いたリソースは売上を増やすための業務にまわすべきです。
効率化はそのための手段としてとらえ、いかに人材を適材として活用するか、
そこまでを見据えた提案を、ITベンダーはしていくべきでしょう。

システムの標準化とは

ジョーンズ・デイ法律事務所様における、SharePoint Online活用サービスの事例を公開しました。
http://www.discoveries.co.jp/case/case_jd.html

あまり活用できていなかった、グループのSharePointサイトを再設計させていただいたのですが、当初は15名程度だった利用者もいまや150名近くまで増えて、しっかりと活用が進んでいます。
そのポイントは、言葉にすると当たり前のようですが、利用者のニーズに合っていればシステムは使われる、ということ。

この当たり前のことが、企業のITシステムの多くではできていません。
原因はいろいろあるでしょうが、その1つにはシステムの標準化という考え方があると思っています。

企業内のITシステム環境は標準化するべきである、というのは、出来ているかどうかは別にして、
IT担当者には常識として捉えられています。
多くのITベンダーも、自社の製品での統一、インフラ環境の標準化を提案してきます。
セキュリティ面、運用面では標準化したほうが良いのは明白ですが、
なんでもかんでも標準化すればよいというものではありません。

うちの会社は今後モノを書くときに、太字のマジックしか使ってはいけません、、と言われたら、不便この上ない。
太字のマジックでも字は書けますが、細いペンじゃないと書けない紙もあるし、赤ペンが欲しいときもある。
いろんなシチュエーション、環境、働き方に合わせた道具があるほうが、利用者にとっては圧倒的に便利です。

ただ、ITが情報システム部門の持ち物である限り、利用者に合わせてシステムを提供するというのはなかなか難しいでしょう。
予算の問題はあるし、運用管理を考えるとリスクが大きいと考えてしまうのは当然のことです。

実は今回の事例でも、この部分についてお客様と同じ方向を向いて進められたのが大きかったです。
先方はグローバル企業ですので、IT環境もグローバルスタンダードという考え方が根付いており、本社から提供される環境を使うというのが原則でした。
しかし、日本には日本の働き方がある、ということで、インフラ面はグローバル環境を使いながら、上物の情報系についてはクラウドサービスを利用し、ローカライズを図るというのが今回のチャレンジだったわけです。

もちろん、SharePointを入れたからと言ってすぐにローカライズされたサービスを提供できるわけではありませんので、
そこは今回実施したような利用者ニーズを把握したうえで設計することが重要ですが、
クラウドサービスによって利用者に合わせたIT環境を提供するハードルは、確実に下がっています。

これからのシステムの標準化は、全員が同じ道具を使おうということではなく、各自が自分に合った道具を選んで業務を行えるように、必要なものを必要な時に使える仕組みを全員に提供する、ということを意識していくべきではないかと思います。