情報をメールでSharePointに投稿する方法

この要望、エンドユーザーからよく出ます。
メール文化の企業は多いですし、部内へのお知らせやちょっとした参考情報共有の際、メールで送るというのはよくあるシーンだと思います。
が、メールは多ければそれだけ埋もれてしまいますし、見落とす可能性も高まります。
とは言っても、メールで送った情報を、わざわざSharePointサイトに同じものをアップしなおすなんてことは、ユーザーの立場からすると面倒なだけで、よほどの理由が無いとやらないでしょう。

そこで今回は、メールでSharePointに情報を投稿する方法を２つご紹介します。


①「受信メール機能」を使う

SharePointには、メールアイテムをリストやライブラリに保存する「受信メール機能」があります。
http://office.microsoft.com/ja-jp/help/HA100867301041.aspx?pid=CL100605171041
この機能は、Exchange Serverを導入している企業ではお馴染みの「パブリックフォルダ」の代替として、結構期待度の高い機能でした。
実際、動作としてはユーザーがリストやライブラリに割り当てられたメールアドレスにメールを送ると、メール本文、添付ファイル、またはメールアイテムそのものが保管できるという、パブリックフォルダに近いことができます。
機能的には実用的ではあるのですが、欠点としてはなんといっても設定が難しいことです。
SharePointのサーバー全体管理で「受信メール機能」を有効にするだけではダメで、SMTPのサービスをインストールして、この機能が使えるように構成しなければなりません。
当然、システム管理者が設定する必要があり、エンドユーザーが使いたいというときにすぐに使えるものでは無いということです。
また、サーバーの設定を変えるため、BPOSなどのOnline Serviceでは利用することができないのも残念な点です。


②「Outlookに接続」機能を使う

Outlook、しかも２００７以降のバージョンを利用している企業に限られてしまうのですが、エンドユーザーレベルで手軽にできる方法として、OutlookとSharePointの同期機能を利用することが挙げられます。

SharePointの特定のリスト（ディスカッション、タスク、スケジュール、連絡先）には、「Outlookに接続」機能があり、リストの内容をOutlookにダウンロードしたり、Outlookで編集することができます。

該当のリストの[操作]メニューから、「Outlookに接続」を選択すると、Outlook側に「SharePointリスト」というメールボックスができ、そこにこのリスト名のサブフォルダが自動的に作成されます。






このフォルダには、すでにSharePointリストにあるアイテムがダウンロードされてくるので、メールのように見ることができるのですが、逆に受信トレイなどにある普通のメールをこのフォルダにコピーすると、メールの内容をそのままリストに書き込むことができます。
これをうまく使って、受信トレイにあるメールに仕分けルールを適用し、特定の内容のメールを常にSharePointリストに自動的にコピーすることが簡単にできます。
（例：メール件名に「参考」とついたメールを、SharePointの参考情報リストにコピー）

Outlook 2007の場合、RSSリーダーの機能も持っているため、外部サイトの更新情報をRSSで受け取り、それを仕分けルールで特定リストにコピーすることで、部内にメールで転送せずとも最新情報の共有を行うことができます。
SharePointにはRSSビューアWebパーツがあるのになぜそんな面倒なことを？と思われた方はごもっともですが、このRSSビューアWebパーツには１つのサイトのRSSしか登録できないという欠点があります。
Outlookを介した方法であれば、１つのリストにいくつでもRSSフィードをコピーすることができます。

また、サーバー設定を変更する必要がないため、BPOSでも利用できる方法です。
ちなみに弊社では、SharePoint Onlineで作成した社内ポータルに、この方法を使ってSharePointに関する最新ニュースを集めて表示させています。

なお、この方法には、Outlook 2007、2010（※追記参照）が必要であることが一番壁となるのですが、運用も気を付ける必要があります。
チーム内の皆が同じ仕分けルールを適用すると、同じメールアイテムが同じリストに投稿されることになるので、誰か特定の方が代表者として設定するといったルール決めが重要です。

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<追記>10/4/28

②の方法ですが、Outlook 2007では一部制限があることが分かりました。
Outlook上でSharePointリストのフォルダにメールをコピーすると、メールアイテムをディスカッションアイテムに変換してくれるのですが、仕分けルールを使って自動的に移動されたメールアイテムに関しては、この変換がうまくいかないようです。
（マニュアルでメールアイテムをドラッグしてフォルダに入れるとうまくいきます）
このため、OutlookとSharePointが同期する際に「互換性のエラー」が起きます。

なお、このエラーはOutlook 2010では解消されています。