2009年5月30日土曜日

共有して、それからどうするか

組織内で情報をなぜ共有するのか、それはさまざまな目的がありますが、
大事なのは共有することがゴールではないということです。

共有するだけなら、とにかく作った文書をどこかに集めて皆が見られるようにしておけばそれで済むのかもしれませんが、それではあまりメリットを感じることもなく、メリットを感じなければやがて誰も使わなくなります。

共有して、それから何をするかという目的が重要です。
目的を念頭に置くと、

1.なぜそれを目的にするのか
2.そのために何を共有するのか
3.どうやって目的を達成するのか

という流れで計画することができます。
実際にはもっと複雑な要素が絡み合って、なかなかキレイに計画できるものでもありませんが、
基本的なこの 3ステップを押さえておかないと途中で方向性がブレてしまいます。

ただ、お客様と話していると意外と2の「何を」がちゃんと考えられていないケースが非常に多いなと感じます。
たとえば、経営判断を迅速に行うために、各支店の売上状況を1時間単位で確認できるようにする、ということで支店ごとの売上シートを経営者向けポータルに貼ったりするケース。
↓↓こんなのです


私は、グラフを見てそれで何が分かるの?と思ってしまいます。
売上情報はもちろん正確ですが、それは単なるデータであって、「経営判断を迅速に行うため」の 1材料に過ぎません。
データを判断を行うためのインテリジェンスにするには、この前後に起きていること、外部/内部要因、そしてリアルな支店の現場での状況まで見ないと、正確な判断はできません。
じゃあ上記のようなポータルを使っているお客様側ではどうなるかというと、結局経営者が自分の経験則などで判断しているわけです。
それでは何のために情報を共有/収集したの?ですよね。
もし現場の従業員に、「○○のために明日までに現状報告せよ!」という指示が出て、皆忙しい中で必死に報告書を作って出しても、そうやって集められた情報が全く活用されていないアウトプットが出てきたら、モチベーションが下がることになります。
情報共有ツールを導入しても、やがて使われなくなります。
情報共有プロジェクトが失敗する原因の一つに、こうした「共有して、それからどうするか」をあまり考えていない点があるのではないでしょうか。
皆が自分の経験則でうまく仕事ができれば苦労しませんが、
実際はそうではないわけで、そのためにどんな情報がどんいう形で共有されると、何ができるようになるかを、従業員と一緒に考え、計画していく必要があります。
計画していく上でも様々な手法があるので、それはまた随時紹介していこうと思います。

2009年5月26日火曜日

SharePoint のデザイン

SharePoint Server の他の製品には無いメリットの1つとして、そのデザイン性が挙げられると思います。
弊社島田のブログにも掲載しておりますが、やろうと思えば以下のようなサイトも作れます。

http://www.ferrari.com/English/Pages/Home.aspx














信じがたいですが、これも SharePoint で作っています。
デザイン性についてはあまり取り上げられることが無いのですが、よく比較されるグループウェア製品群とは明確に差別化できる点です。

あまり取り上げられない理由は、端的に言うと重要ではないと思われているからでしょう。
それは大きな間違いで、
ポータルのデザイン=インターフェイス でもお話したとおり、デザインは利用者とのインターフェイスとなる、ポータル/サイトの顔であり性格であり言葉でもあります。
掲載コンテンツが重要なのはもちろんですが、
そこにどのぐらいアクセスしてほしいか、どのように活用してほしいかなどなど、デザインでコントロールできることも、作ったサイトの活用度を高めていく上では欠かせない点でしょう。

SharePoint サイトのデザインの方法は、大きく分けて 3 種類あります。
1. Web パーツを使って情報を当てはめていく
2. ビジネスプロセスに合わせてテンプレートを作成する
3. スタイルシートを編集し、外観を自在に変更する

下に行くほどコストと難易度は上がりますが、その代り無限の自由度を手に入れられます。
目的に応じてどの程度のデザインが必要かを選択すれば良いのですが、
利用者のことを考えたデザインにしなければ、活用度は上がりません。
利用者にとってみれば、アクセスしているサイトが SharePoint であろうとなかろうと別に関係なく、
自分の目的の情報が 1 クリックでも少なく分かりやすく見つかれば本望でしょう。
IT の知識や慣れも人それぞれですから、構築/設計した側とのコンテキストは異なるという前提で考えるべきです。

こうした柔軟なデザイン性が、SharePoint のひとつの魅力ですから、導入されているお客様にはぜひそのメリットを享受いただきたいと思っています。

2009年5月21日木曜日

自社を知ること

最近はパートナー様とお会いする機会が多いです。
弊社も小さな会社ですし、パートナー様との協業によって価値の高いサービスを提供していかなければ、なかなかビジネスの成長は望めません。
幸いなことに、すでにいくつか互いの強みを連携させた具体的な協業がスタートしており、これからが楽しみです。


ただ、協業と言ってもそう簡単な話ではなく、Win-Win な関係を築くために互いのことを良く知らなければいけません。
会社のWebサイトには多くのデータが掲載されていますが、それを眺めていても判断できないことが多く、掘り下げて考えるためには何度も話し合って本音を聞かなければなりません。
ある程度時間はかかりますが、逆にパートナー様側から信頼を得るため、我々を知っていただく時間だとも思っています。

そして、相手を知る以上に難しいのが、自分を知ることだと感じています。
自分たちが市場の中でどういう存在、ポジショニングなのか、明確に説明することはなかなか難しいです。
我々のように自分達で作った会社だと、まだ説明は楽なのでしょうが、皆がそうであるわけではないです。
SWOT分析など、自社を知るための手法もあるのですが、これだと比較対象が必要ですね。
誰と比較したときの強み/弱みなのか、というところです。
競合との差別化を考える上では有効な手法だと思いますが、自社のコアな部分を説明するには不十分だと思います。

これはこれで分析手法もあるのでしょうが、私の場合、
先方のビジネス内容を伺って、あまり自社の価値をうまく説明できていないと感じた時は、お客様について質問するようにしています。
既存のお客様はだれか、過去のプロジェクトの評判はどうだったか、どこが評価されたのか etc..
第三者の目線での情報を得たほうが、その会社を知る上でコアとなる情報を得られることが多いからです。
人も同じですね。
本人に「あなたはどういう人?」と聞くより、周りの共通の友人などに聞いてみたほうが理解できるでしょうから。

第三者から自社に対する情報を得て自分を知る、ということは、何もスムーズな協業のためではなく、経営や業務改善にも重要なことです。
競合ばかり見ていて戦略を変えるのでは、自社のコアな価値を見失ってしまいます。
そうならないためにも、お客様やパートナーからの声、現場部門の声、経営者のビジョンなど、さまざまな情報が見える形、使える形で組織内に流通することが必要だと、パートナー様とのお話の中で再認識しています。

2009年5月18日月曜日

情報を“捨てる”ということ

情報が探しにくい、という原因の1つに、情報過多が挙げられると思います。

IDC の調査結果によると、2007年に世界で新たに生み出されたデジタル情報量は、281 エクサバイトだったそうです。これは過去に執筆された全書籍の情報量の約 510万倍で、その本を積み上げると地球から太陽までの距離を超えるものが 20束程度できるとか。。

なんだか想像できない量ですね。

しかも、この情報量は年間 60% の速度で増え続けているとのこと。

実際、同じく IDC の調査結果の 2006 年版を見てみると、生み出された情報量は 161 エクサバイトでした。

今後ますます情報が増えることで、必要な情報を効率良く探し出すことが困難になるでしょうし、企業内のシステム管理者はディスク容量の確保との戦いが続くことになります。

もちろん、それに応じてツールも進化していくわけですし、すでに革新的な検索ツールも出てきていますが、これに頼るのではイタチごっこになるだけで、長期的に見ても解決策にはなりえません。

企業として必要な行動は、「情報を捨てる」ことです。


ナムレコの統計(使う情報は過去 1年以内に生み出されたものが 99% であるという統計結果)が示す通り、業務で使う情報は実はほとんどが新しい情報です。
企業の中に蓄積されている情報の大半は、利用されていない古い情報というわけです。
にも関わらず、多くの場合情報の蓄積には投資すれど、情報の廃棄には対策がされていません。
「そのうち使うかも」という言い分もあるのですが、実際まったく使われずにいるものが大半です。
家の中がモノであふれかえっている人と同じですよね(笑
という私も、高校や大学で使っていたノートを「何かの役に立つかも」と全てとってあるのですが、おそらく一生再利用しないでしょう。。

情報は古くなれば価値を変えます。
これはコストの観点でも考慮すべき重要なポイントです。
なかには価値を持たなくなるものもあるわけですから、こうしたものは廃棄し、なるべく価値のあるものにコストをかけるべきです。

情報を捨てるためには、ライフサイクルを考えた運用を行うことが必要です。
情報のライフサイクルとは、「作成-編集-承認-公開-廃棄/保管」という一連の流れです。
ニュースなどは新しさが優先されますが、一方でコンプライアンス上、一定期間は保管が定められているものもあります。
価値だけでなく、情報の種類ごとにルールを設定すべきです。

こうしたライフサイクルを計画しておき、それを確実に実行していくことで、古い情報を破棄し、価値ある新しい情報を前面に出すことができます。

実際にツールに実装する場合には、情報の種別ごとにアップロードする場所を決め、それぞれの場所に適切な公開期間、重要度、セキュリティレベルなどを付与するようにします。
情報の分類は厳密にやろうとすると大変な作業ですし、キリが無いので、厳密にやるべきものと大雑把で良いものを切り分けて実施するのがオススメです。
また、古い情報でも使われ続けるものもありますので、上記と平行してアクセスログを確認するとより価値の高い情報を企業内に流通させることができます。

2009年5月12日火曜日

SharePoint Server 2010 のシステム要件

ブログで公開されていました。

http://blogs.msdn.com/sharepoint/archive/2009/05/07/announcing-sharepoint-server-2010-preliminary-system-requirements.aspx


SharePoint Server 2010 will be 64-bit only.
SharePoint Server 2010 will require 64-bit Windows Server 2008 or 64-bit Windows Server 2008 R2.
SharePoint Server 2010 will require 64-bit SQL Server 2008 or 64-bit SQL Server 2005.


IE は 7 以降がサポートされます。
IE6 は 2010 年にサポート切れなので、外されたようです。
Firefox 3 もサポート対象です。

また、2010 に Upgrade する際の問題を事前にチェックする、Upgrade Checker なるものまで提供されています。
http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd793607.aspx
日本語版が出るといいですね、2007 は日本でも大変売れたので、対応を期待したいところです。

2009年5月11日月曜日

ポータルのデザイン=インターフェイス

以前、社内サイトにもデザインは必要という投稿をしました。
それに追記。
というより、Web のデザインというと見た目のキレイさの事と捉えられることが多いので、そうではないです、という話です。

外部に公開する Web サイトには、見た目のキレイさは重要な要素です。
もちろんアクセシビリティや CTR を稼ぐための情報配置、見せ方などなど、考慮すべきポイントは多々あるのですが、やはりキレイ、クールなサイトは人を惹きつけるものがあります。

一方、社内の話ですが、イントラネット、ポータルの場合も、最低限こうしたキレイさはあったほうが良いものの、デザイン≒インターフェイスと捉えるべきです。
利用者と情報を結ぶインターフェイスが、イントラでありポータルです。
そう考えると、考慮すべきはキレイさではなく、情報分類に応じたアクセス手段、利用者に合わせた設計(ユーザビリティ)といった点になります。
→簡単に書いていますが、前提となる情報分類が大変です。
ですが、この作業は、IT ツール活用のみならず、業務プロセスの最適化やコストの削減などにもつながる重要な作業です。
分類ができれば、各々にどのようなアクセス手段を提供するのかを計画し、それがインターフェイスのもとになります。

アプリケーションも同じですが、インターフェイスはなにも効率良く簡単に使えることが最適ではありません。
インターフェイスは、利用者の“ふるまい”を制限できるので、情報の分類ごとに考えなければいけません。
機密性の高い情報に、簡単にアクセスできるように設計してはならないのです。
反面、皆が知るべき情報、業務に必要な情報には、簡単に分かりやすくアクセスできるように設計する必要があります。

単なるデザインではなく、インターフェイスの設計と捉えていただくだけでも、イントラネットやポータルの画面設計は大きく変わってくると思います。

参考:フィッツの法則
目標にたどり着くまでの時間は、目標の大きさと、目標までの距離によって決まる」
http://design.clsmark.com/?eid=206880

2009年5月8日金曜日

EC2 という発見

検証用にサーバーの導入を検討しているのですが、Amazon のクラウドサービスである EC2 が良さそうです。

Amazon EC2
http://aws.amazon.com/ec2/


日本語での説明資料
http://www.slideshare.net/namikawa/amazon-ec2saas?type=presentation


EC2 ってのは、Elastic Compute Cloud の略だそうです。

その名の通り、Elastic な拡張性。必要に応じてインスタンスを自由に追加し、必要なくなったら削除ができる。

そしてとにかく魅力的なのは、価格。

基本料などというものはなく、毎月使った時間で課金されます。

EC2 にも利用規模や内容によってスペックの違いがあるのですが、弊社のような小規模で、さらに軽い検証用途だと、$0.125/h で使えます。

24時間365日動かしても、$1095 です。
検証用なので、実際は日に 2 時間程度しか触らないでしょうから、年間 $100 もいきません。
自前でサーバーを持つ、あるいはレンタルするコストに比べると、かなりのコストメリットです。
(ちなみにいまはハードも安いので、自前でそろえても 10万円切ることは可能ですが、運用やバックアップなどの手間を考えると、やっぱり EC2 かなと。。)

ちょっと調べてみたのですが、Twitter や、iPhone アプリの PhotoShare もこの EC2 で動いているとか。
http://d.hatena.ne.jp/rx7/20090412/p2

これらのサービスのように、顧客の反応を見て随時サーバーを増設する必要があるようなものには、SaaS を活用するのが良いでしょうね。
あとは一時的にマシンパワーが必要とか、臨時で処理が必要というときにはもってこいだと思います。

利用されている方のブログを見ると、日本だとパフォーマンスが悪い、遅いといった声もあるので、その辺は使ってみて報告します。

2009年5月1日金曜日

若い人ほど切望する、社内コミュニケーション

そもそもコミュニケーションというのは、情報を発信し、受信した人がなんらかのリアクションをすることで成立するものです。
なので、なんのリアクションもないものは厳密に言うとコミュニケーションにはなりません。
ただの情報発信、通達です。

深田博己(広島大学教授)の「コミュニケーション心理学」では、コミュニケーションにはつきつめると相互作用、意味共有、影響の3つの概念があるとされています。
・相互作用:相互に働きかけと応答を繰り返す
・意味共有:当事者間で意味を共有できる
・影響:他者に影響を及ぼすことができる
 出典:コミュニケーション心理学、深田博己

この概念を前提に考えてみると、コミュニケーションは、前述した「情報に対してリアクションのある状態」から少し進んで、「情報を受け取った側が刺激を受けて、何らかのレスポンスをし、発信した側にも刺激を与える」ことが理想的ではないでしょうか。
社内コミュニケーションを促進するということは、相互作用の繰り返し、連鎖が、個々に影響を与えあい、結果的に組織全体の成長につながるという効果があると言えるでしょう。

社内コミュニケーションの形や内容は、同僚との会話、上司への報告もあれば、メール、社内報など、多種多様です。
それらが一方通行にならずに、コミュニケーションとして成立するためには、まずは情報を発信することを奨励すること、そして受信した人はそれに応答することが認められ、習慣づいていることが重要です。

先日面白い調査結果が公開されていました。

オフィスライフに関する意識調査
http://www.mori.co.jp/img/article/090427.pdf

森ビルが実施したもので、六本木界隈で働く方々に、社内でのコミュニケーションに関して、重要性やそれに伴う効果についてアンケートをとった結果です。
これを見ると、若い方ほど社内でのインフォーマルなコミュニケーションの重要度が高いと感じていて、その理由は「新しい情報が得られるから」としたのが50%以上です。
また、森ビルが社内で配信しているメールマガジンを読んで、それをきっかけにコミュニケーションが発生し、オフィスライフの充実につながっている、という方が、20代(特に女性)で60%以上いらっしゃいます。

まあ、六本木界隈の森ビルで働く方という性質もあるとは思いますが、「若い方ほど」というのはポイントではないでしょうか。
普段から携帯やネットを活用し、不特定多数の発信者による情報に触れて、ブログなどを読んで興味のあるものは購読し、コメントを書き・・・ということに慣れているため、社内でもいろんな情報を積極的に入手していきたい、というのはごく自然に生まれた要望でしょう。
企業として、従業員の満足度を向上し、組織を活性化させていく取組として、コミュニケーションを促進するための施策を行うことは不可欠だと考えます。
思い切り宣伝になりますが、弊社でも、社内のポータルの制作やメールマガジン含めたコミュニケーションのデザインのサービスを提供しておりますので、そうしたお手伝いをしていきたいと考えております。
企業の文化は多種多様なので、それぞれで実施すべき施策は異なりますが、また随時事例もこうした場で発信していきたいと思います。